Arsip dan Manajemen Kearsipan

A. Pengertian Arsip

Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang, dan atau pembatasan ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip perlu terlebih dahulu mengetahui berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “archief”, dan dalam bahasa Inggris disebut “Archive”, yang berasal dari kata “arche” bahasa Yunani yang berarti permulaan.
Kemudian “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi “archeon” yang berarti gedung pemerintahan. Gedung yang dimaksud tersebut juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertullis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Dalam bahasa Inggris arsip juga sering dinyatakan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari cabinet, dan sebagainya yang digunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering didisebut sebagai berkas.
Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb) dalam bentuk atau dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.
Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya.
Kegiatan yang meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filing), penemuan kembali arsip (finding), dan penyusutan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan pemusnahan) inilah yang disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.

B. Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan sering disebut juga menajemen warkat, tata kearsipan atau
dalam bahasa Inggrisnya disebut “Record Management”. Pengertian Manajemen kearsipan pada prinsipnya adalah pengelolaan arsip daari sejak pembuatan sampai tidak digunakan lagi. Drs. E. Martono mengatakan “Record Management secara singkat disebut juga manajemen warkat, tidak lain adalah seluruh mata rantai aktivitas penataan warkat sejak warkat dilahirkan hingga warkat tersebut dimusnahkan atau dilindungi secara permanent karena mempunyai nilai guna yang permanent” (Drs. E. Martono, 1987:4).
Warkat atau arsip pada mulanya dikatakan sebagai lembaran kertas yang berisi catatan-catatan tentang data-data atau keterangan-keterangan tertentu. Pada saat sekarang tidak hanya lembaran kertas saja yang disebut warkat atau arsip, tetapi semua media yang dapat menggantikan fungsi kertas seperti kaset, microfilm, cd, disket, flash disk juga dapat digolongkan sebagai arsip. Arsip sering juga disebut dengan istilah file. Yang dimaksudkan file adalah kumpulan dari warkat atau arsip.
Arsip suatu organisasi perlu dikelola dengan baik karena mempunyai fungsi dan nilai guna yang sangat diperlukan oleh suatu organisasi. Adapun nilai guna dari suatu arsip meliputi berbagai aspek sesuai dengan nilai guna yang dimilikinya. Menurut Drs. E. Martono nilai guna suatu arsip disingkat dengan ALFRED, yang maksudnya:
A = Administration Value/warkat yang bernilai administrasi
L = Legal Value/warkat yang mempunyai nilai hukum
F = Fiscal Value/warkat yang mempunyai nilai keuangan
R = Research Value/ warkat yang mempunyai nilai penelitian
E = Education Value/ warkat yang mempunyai nilai pendidikan
D = Documentary Value/ warkat yang mempunyai nilai dokumentasi
Dalam sehari-hari, dikaitkan dengan sering tidaknya suatu arsip dipergunakan dalam operasional suatu organisasi, dikenal adanya 3 macam arsip, yaitu:
a. Arsip aktif, yaitu arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses operasional suatu organisasi. Jadi masih disimpan dalam unit pengolah.
b. Arsip in aktif, yaitu arsip yang nilai gunanya sudah menurun, maksudnya sudah jarang dipergunakan dalam proses operasional suatu organisasi. Biasanya arsip ini sudah disimpan di unit penyimpanan arsip.
c. Arsip statis, yaitu arsip-arsip yang mempunyai nilai permanent, sering juga disebut sebagai arsip nasional karena untuk arsip-arsip yang mempunyai nilai guna secara nasional akan disimpan di Arsip Nasional RI Pusat atau Arsip Nasional RI Daerah.


C. Identitas Arsip
Suatu arsip yang baik akan mempunyai paling tidak 5 identitas pokok. Kelima identitas tersebut adalah:
a. Nama Instansi/perusahaan, yaitu nama dari pihak yang membuat arsip tersebut. Untuk surat biasanya mempunyai dua nama yaitu nama organisasi yang mengeluarkan surat dan nama orang yang bertanggung jawab terhadap surat itu.
b. Nomor, yaitu nomor dari arsip tersebut. Setiap arsip atau dokumen resmi akam mempunyai nomor. Nomor ini antara lain menunjukkan nomor penerbitan dari arsip tersebut. Contoh: nomor surat.
c. Judul/Perihal/Subyek, yaitu identitas yang menunjukan masalah atau urusan yang terkandung dalam arsip tersebut.
d. Tanggal, yaitu tanggal pembuatan atau penerbitan arsip
e. Tempat, yaitu menunjukkan tempat dimana arsip tersebut dibuat atau diterbitkan.

Kelima identitas arsip ini akan sangat bermanfaat dalam pengelolaan arsip.

D. Sistem Kearsipan
Di Indonesia, sehubungan dengan pengelolaan arsip dikenal ada dua sistem, yaitu
Sistem Kearsipan Agenda (Sistem Lama) dan Sistem Kearsipan Kartu Kendali (Sistem Baru). Dinamakan Sistem Kearsipan Agenda karena salah satu alat Bantu utama yang digunakan untuk melaksanakan system tersebut adalah buku agenda. Sedangkan system yang baru dinamakan Sistem Kartu Kendali karena alat Bantu utama yang dipergunakan untuk mengelola atau melaksanakan kearsipan adalah kartu kendali.
Perbedaan pokok dari dua system tersebut adalah sebagai berikut:
a. Dalam system agenda, aktivitas kearsipan dibagi menjadi dua aktiitas terbesar, yaitu Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar, dan Penyimpanan warkat/arsip atau filing.
b. Dalam system kartu kendali aktivitas kearsipan dilaksanakan sejak arsip lahir atau ada (masuk dan keluar) sampai penyimpanannya sekaligus.
Sedangkan saat ini system filing telah berkembang lagi. Ada 5 sistem dasar yang dapat digunakan yaitu:
a. Alfabetis, adalah penyimpanan atau penempatan dokumen diurutkan berdasarkan alphabet atau abjad. Yang diurutkan disini adalah nama orang atau nama perusahaan. Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad berdasarkan huruf pertama. Penempatan dan pengurutannya sama persis dengan pengurutan kata-kata pada kamus.
b. Numeric, atau system angka, yaitu penyimpanan arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor. Dapat menggunakan nomor surat tetapi dapat juga menggunakan kode yang terdiri dari angka-angka.
c. Subjek, yaitu penyimpanan arsip yang didasarkan pada subjek surat. Jadi arsip-arsip dikelompokkan berdasarkan pada subjek atau perihal surat.
d. Tanggal, yaitu penyimpanan arsip yang diurutkan berdasarkan tanggal surat atau tanggal datangnya surat.
e. Geografi/Wilayah, yaitu penyimpanan warkat yang dikelompokkan berdasarkan asal darimana warkat tersebut dikirim.

E. Peralatan Kearsipan
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya. Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
a. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, stopmap bertali (portapel), map jepitan (snellhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik di rak atau lemari, bukan di filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang menggunakan snelhechter gantung) didalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyal lembaran arsip.
b. Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi dengan daun penutup, atau mirip snelhechter tetapi tidak dilengkapi jepitan. Biasanya folder menggunakan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
c. Guide, adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan/atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam system filing adalah sebanyak pembagian pengelompokkan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subjek utama (main subjek), guide ke dua untuk menempatkan sub-subyek, guide ke tiga untuk yang lebih khusus lagi dst.
d. Filing Cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiliki gawang untuk tempat menyangkutkan folder gantung. Filing cabinet terdiri berbagai jenis ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, dsb.