Arsip dan Manajemen Kearsipan

A. Pengertian Arsip

Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang, dan atau pembatasan ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip perlu terlebih dahulu mengetahui berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “archief”, dan dalam bahasa Inggris disebut “Archive”, yang berasal dari kata “arche” bahasa Yunani yang berarti permulaan.
Kemudian “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi “archeon” yang berarti gedung pemerintahan. Gedung yang dimaksud tersebut juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertullis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Dalam bahasa Inggris arsip juga sering dinyatakan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari cabinet, dan sebagainya yang digunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering didisebut sebagai berkas.
Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb) dalam bentuk atau dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.
Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya.
Kegiatan yang meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filing), penemuan kembali arsip (finding), dan penyusutan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan pemusnahan) inilah yang disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.

B. Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan sering disebut juga menajemen warkat, tata kearsipan atau
dalam bahasa Inggrisnya disebut “Record Management”. Pengertian Manajemen kearsipan pada prinsipnya adalah pengelolaan arsip daari sejak pembuatan sampai tidak digunakan lagi. Drs. E. Martono mengatakan “Record Management secara singkat disebut juga manajemen warkat, tidak lain adalah seluruh mata rantai aktivitas penataan warkat sejak warkat dilahirkan hingga warkat tersebut dimusnahkan atau dilindungi secara permanent karena mempunyai nilai guna yang permanent” (Drs. E. Martono, 1987:4).
Warkat atau arsip pada mulanya dikatakan sebagai lembaran kertas yang berisi catatan-catatan tentang data-data atau keterangan-keterangan tertentu. Pada saat sekarang tidak hanya lembaran kertas saja yang disebut warkat atau arsip, tetapi semua media yang dapat menggantikan fungsi kertas seperti kaset, microfilm, cd, disket, flash disk juga dapat digolongkan sebagai arsip. Arsip sering juga disebut dengan istilah file. Yang dimaksudkan file adalah kumpulan dari warkat atau arsip.
Arsip suatu organisasi perlu dikelola dengan baik karena mempunyai fungsi dan nilai guna yang sangat diperlukan oleh suatu organisasi. Adapun nilai guna dari suatu arsip meliputi berbagai aspek sesuai dengan nilai guna yang dimilikinya. Menurut Drs. E. Martono nilai guna suatu arsip disingkat dengan ALFRED, yang maksudnya:
A = Administration Value/warkat yang bernilai administrasi
L = Legal Value/warkat yang mempunyai nilai hukum
F = Fiscal Value/warkat yang mempunyai nilai keuangan
R = Research Value/ warkat yang mempunyai nilai penelitian
E = Education Value/ warkat yang mempunyai nilai pendidikan
D = Documentary Value/ warkat yang mempunyai nilai dokumentasi
Dalam sehari-hari, dikaitkan dengan sering tidaknya suatu arsip dipergunakan dalam operasional suatu organisasi, dikenal adanya 3 macam arsip, yaitu:
a. Arsip aktif, yaitu arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses operasional suatu organisasi. Jadi masih disimpan dalam unit pengolah.
b. Arsip in aktif, yaitu arsip yang nilai gunanya sudah menurun, maksudnya sudah jarang dipergunakan dalam proses operasional suatu organisasi. Biasanya arsip ini sudah disimpan di unit penyimpanan arsip.
c. Arsip statis, yaitu arsip-arsip yang mempunyai nilai permanent, sering juga disebut sebagai arsip nasional karena untuk arsip-arsip yang mempunyai nilai guna secara nasional akan disimpan di Arsip Nasional RI Pusat atau Arsip Nasional RI Daerah.


C. Identitas Arsip
Suatu arsip yang baik akan mempunyai paling tidak 5 identitas pokok. Kelima identitas tersebut adalah:
a. Nama Instansi/perusahaan, yaitu nama dari pihak yang membuat arsip tersebut. Untuk surat biasanya mempunyai dua nama yaitu nama organisasi yang mengeluarkan surat dan nama orang yang bertanggung jawab terhadap surat itu.
b. Nomor, yaitu nomor dari arsip tersebut. Setiap arsip atau dokumen resmi akam mempunyai nomor. Nomor ini antara lain menunjukkan nomor penerbitan dari arsip tersebut. Contoh: nomor surat.
c. Judul/Perihal/Subyek, yaitu identitas yang menunjukan masalah atau urusan yang terkandung dalam arsip tersebut.
d. Tanggal, yaitu tanggal pembuatan atau penerbitan arsip
e. Tempat, yaitu menunjukkan tempat dimana arsip tersebut dibuat atau diterbitkan.

Kelima identitas arsip ini akan sangat bermanfaat dalam pengelolaan arsip.

D. Sistem Kearsipan
Di Indonesia, sehubungan dengan pengelolaan arsip dikenal ada dua sistem, yaitu
Sistem Kearsipan Agenda (Sistem Lama) dan Sistem Kearsipan Kartu Kendali (Sistem Baru). Dinamakan Sistem Kearsipan Agenda karena salah satu alat Bantu utama yang digunakan untuk melaksanakan system tersebut adalah buku agenda. Sedangkan system yang baru dinamakan Sistem Kartu Kendali karena alat Bantu utama yang dipergunakan untuk mengelola atau melaksanakan kearsipan adalah kartu kendali.
Perbedaan pokok dari dua system tersebut adalah sebagai berikut:
a. Dalam system agenda, aktivitas kearsipan dibagi menjadi dua aktiitas terbesar, yaitu Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar, dan Penyimpanan warkat/arsip atau filing.
b. Dalam system kartu kendali aktivitas kearsipan dilaksanakan sejak arsip lahir atau ada (masuk dan keluar) sampai penyimpanannya sekaligus.
Sedangkan saat ini system filing telah berkembang lagi. Ada 5 sistem dasar yang dapat digunakan yaitu:
a. Alfabetis, adalah penyimpanan atau penempatan dokumen diurutkan berdasarkan alphabet atau abjad. Yang diurutkan disini adalah nama orang atau nama perusahaan. Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad berdasarkan huruf pertama. Penempatan dan pengurutannya sama persis dengan pengurutan kata-kata pada kamus.
b. Numeric, atau system angka, yaitu penyimpanan arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor. Dapat menggunakan nomor surat tetapi dapat juga menggunakan kode yang terdiri dari angka-angka.
c. Subjek, yaitu penyimpanan arsip yang didasarkan pada subjek surat. Jadi arsip-arsip dikelompokkan berdasarkan pada subjek atau perihal surat.
d. Tanggal, yaitu penyimpanan arsip yang diurutkan berdasarkan tanggal surat atau tanggal datangnya surat.
e. Geografi/Wilayah, yaitu penyimpanan warkat yang dikelompokkan berdasarkan asal darimana warkat tersebut dikirim.

E. Peralatan Kearsipan
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya. Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
a. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, stopmap bertali (portapel), map jepitan (snellhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik di rak atau lemari, bukan di filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang menggunakan snelhechter gantung) didalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyal lembaran arsip.
b. Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi dengan daun penutup, atau mirip snelhechter tetapi tidak dilengkapi jepitan. Biasanya folder menggunakan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
c. Guide, adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan/atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam system filing adalah sebanyak pembagian pengelompokkan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subjek utama (main subjek), guide ke dua untuk menempatkan sub-subyek, guide ke tiga untuk yang lebih khusus lagi dst.
d. Filing Cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiliki gawang untuk tempat menyangkutkan folder gantung. Filing cabinet terdiri berbagai jenis ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, dsb.

PENGERTIAN ARSIP DAN FUNGSI ARSIP VITAL

Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta akan menghasilkan arsip. Informasi yang terekam tersebut yang berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya.

Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah:

a. Naskah‑naskah yang dibuat, dan diterima oleh Lembaga‑Lembaga Negara dan Badan‑Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

b. Naskah‑naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan‑Badan swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan. [1]

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan.

Sementara itu, berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari

Bedasarkan kegunaan arsip dinamis dibedakan atas :

a. Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola di unit pengolah.

b. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.[2]

Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip biasa dan arsip vital. Kalau arsip biasa adalah jika terjadi sesuatu dengan arsip tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya. Sementara itu, arsip vital yaitu asip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima. Contoh dari arsip vital ini antara lain akte pendirian perusahaan, piutang, asuransi, kebijakan, data penelitian, daftar gaji, kontrak kerja serta persetujuan. [3]

Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu program yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya.[4] Melalui program ini dapat dibuat suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik yang disesuaikan dengan kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang bersangkutan.

Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan, khususnya penataan dan perlindungan arsip vital.

Apresiasi yang tinggi terhadap arsip-arsip yang tercipta akan berdampak positif dalam proses penataan yang mungkin digunakan oleh organisasi. Perhatian yang serius terhadap arsip vital akan berdampak positif terhadap keamanan fisik dan informasi arsip vital. Selain penataan, harus ada perlindungan terhadap arsip-arsip yang merupakan arsip vital bagi organisasi, perlindungan yang dimaksudkan meliputi perlindungan fisik arsip dan juga informasi yang terkandung di dalamnya.

[1] Undang Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Ketentuan Pokok Kearsipan.

[2] Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Prguruan Tinggi, (Bumi Aksara: Jakarta, 1989), hlm.4.

[3] ARMA (Association of Records and Management Administrators), Arsip Vital Suatu Garis Pedoman. Terjemahan Suhardo (Yogyakarta: Kantor Arsip Daerah, 1999), hlm.1.

[4] Sulistyo- Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), hlm.229.

PENGELOLAAN ARSIP VITAL

Arsip Vital adalah informasi terekam yang penting untuk kelangsungan dan penyusunan kembali suatu organisasi[1]. Rekaman-rekaman tersebut penting untuk menentukan kedudukan organisasi dimata hukum seperti undang-undang atau peraturan suatu organisasi dan penting untuk perlindungan hak-hak organisasi meliputi para pegawai, pelanggan dan para pemegang saham. Melihat pentingnya arsip vital, arsip ini disebut juga arsip kelas 1. Arsip vital dapat berupa media apa saja seperti hardcopy, media magnetis. Apapun bentuknya medianya arsip vital diperlukan demi kelangsungan hidup badan korporasi.

Hilangnya arsip vital dan informasi akan mengakibatkan organisasi tersebut menjadi lumpuh karena tidak mampu menyusun kembali rekaman-rekaman organisasi seperti akte pendirian organisasi, informasi, asuransi, penelitian, inventaris, kontrak-kontrak persetujuan. Meskipun semua arsip dalam suatu organisasi sangat penting di selamatkan, namun tidak semua arsip yang ada harus disimpan secara khusus. Arsip yang secara mutlak disimpan, hanya arsip yang berguna bagi kelangsungan hidup organisasi. Dari semua arsip yang tercipta, hanya 3%-5% saja yang dianggap vital. Untuk mengetahui dan memilih arsip vital harus diketahui fungsi arsip dinamis dan pengetahuan tentang siklus hidup arsip dinamis.

Ada beberapa prosedur untuk mengelola arsip vital yang ada.

1. Penataan arsip

Penataan arsip dimaksudkan agar informasi dapat di identifikasi, dialokasikan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk dapat menata arsip yang tergolong vital harus ada pemilahan antara arsip biasa dengan arsip vital. Arsip yang tercipta di instansi antara lain surat-surat keputusan seperti surat keputusan berdirinya perusahaan atau instansi, data penelitian, Laporan Tahunan, File Pegawai. Dari contoh tersebut, terdapat arsip yang penting bagi kehidupan instansi selama dan setelah arsip yang melindungi hak dan kewajiban organisasi, pegawai, pemegang saham pelanggan dan masyarakat.[2] Arsip tersebut merupakan arsip vital. Dari sekian banyak arsip yang berguna, hanya 3%-5% dari seluruh arsip dan informasi yang dianggap vital bagi perusahaan.[3]

Arsip vital yang disimpan oleh instansi yang bersangktan merupakan arsip yang menunjang kegiatan operasional organisasi, seperti Surat-surat Keputusan, Akte Pendirian, Anggaran Organisasi, Asuransi, Daftar Gaji, Personal File, Laporan Keuangan, Surat Perjanjian, dan lain-lain.

Untuk menata arsip arsip tersebut perlu diadakan kegiatan pemberkasan / filing. Pemberkasan / Filing adalah penataan arsip ke dalam kotak file folder atau alat lain menurut aturan yang telah direncanakan, termasuk pemberian indeks, pengkodean, penyusunan, penempatan arsip, kartu, kertas dan semua tipe arsip dengan cara yang sistematis, sehingga akan dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila sedang dibutuhkan. [4] Untuk dapat melaksanakan filing yang benar diperlukan petunjuk yang memuat informasi secara detail tentang berbagai langkah filing.

Sebelum membahas, perlu diketahui bahwa klasifikasi ada 3 hal yang harus diperhatikan, ketiga hal tersebut mendasari penentuan klasifikasi, 3 hal tersebut ialah:

1. Hubungan Logis, ialah bahwa perincian pada pokok masalah satu sama lain merupakan rangkaian yang membentuk suatu transaksi atau kegiatan yang utuh

2. Urutan Kronologis, ialah menggunakan tata urutan yang telah ditentukan misalnya saja surat yang tanggalnya sama disimpan dalam 1 kelompok

3. Susunan Berjenjang, ialah masalah-masalah yang terkandung dalam surat disusun dalam suatu pola terperinci atas penggolongan pokok kemudian diperinci menjadi golongan yang lebih kecil.[5]

Klasifikasi arsip khususnya instansi pemerintah menggunakan petunjuk klasifikasi arsip yang disediakan oleh pemerintah. Klasifikasi ini menggunakan kode angka dan huruf untuk membedakan masalah dalam penataan arsip, misalnya 000 Umum, 800 Keuangan, 900 Kepegawaian. Kode tersebut masih diperinci lagi kedalam masalah yang lebih detail. Misalnya kode 800 keuangan diperinci menjadi 810 gaji pegawai, 820 laporan tahunan, dll.

Demi tercapainya efesiensi dan efektifitas pengorganisasian arsip, dikenal dua asas pengorganisasian arsip yaitu Desentralisasi dan Sentralisasi. Sistem Sentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip yang dipusatkan dalam satu unit kerja khusus yang lazim disebut Central File. Sistem ini biasanya hanya efisien dan efektif dilaksanakan dikantor kecil, dimana volume arsip yang tercipta masih sedikit. Sistem ini memiliki keuntungan dan kerugian. Keuntungannya adalah ruang dan peralatan arsip dapat dihemat, karena arsip berada dalam satu ruang dengan satu sistem penyimpanan, Petugas dapat berkonsentrasi pada satu pekerjaan kearsipan. Hal ini sangat penting karena arsip akan tertangani dengan baik. Sistem ini dapat mencegah duplikasi penyimpanan karena berada dalam 1 tempat, sehingga arsip duplikasinya dapat dimusnahkan. Dari keuntungan yang ada, namun ada juga kerugian dari sistem ini yakni sistem ini hanya sesuai efektif dan efisien untuk organisasi/kantor kecil, karena jika ada unit kerja yang membutuhkan arsip maka akan memakan waktu lama untuk memperoleh arsip.

Sistem Desentralisasi yaitu sistem penyimpanan arsip dimana semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Asas ini sangat sesuai digunakan untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah letaknya. Sistem ini mempunyai beberapa keuntungan, antara lain: pengelolaan arsip dapat dilekukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing sehingga keperluan terhadap arsip mudah dipenuhi karena berada dalam unit kerja sendiri. Untuk penanganannyapun menjadi lebih mudah karena arsip sudah dikenal dengan baik Dari keuntungan tersebut terdapat kerugian, antara lain: penyimpanan arsip tersebar keberbagai lokasi, sehingga dapat menimbulkan duplikasi penyimpanan. Kantor juga harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di unit kerja masing-masing sehingga penghematan sulit dijalankan. Untuk dapat menghasilkan penataan arsip yang baik, kantor harus mengadakan Diklat Kearsipan bagi para pegawai yang umumnya tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.

Penentuan asas pengorganisasian harus sesuai dengan kondisi organisasi yang bersangkutan. Ada yang memilih asas Desentralisasi karena beberapa alasan yaitu : Tempat, bahwa tempat/ruang pada bagian umum sudah semakin sempit, sedangkan volume arsip terus bertambah. Selain alasan tempat yang semakin sempit, juga karena beberapa alasan lain, seperti kemudahan dalam mencari arsip dalam tempat penyimpan.

Penyimpanan Arsip Vital

Penyimpanan arsip merupakan kegiatan penataan arsip secara sistematis untuk mempermudah dalam proses pencarian/temu balik arsip, termasuk arsip vital. Arsip dapat dikatakan sebagai nafas kehidupan organisasi, maka dari itu perlu disimpan dengan sistem yang baik. Penyimpanan arsip secara garis besar terbagi menjadi dua, yaitu penyimpanan Onsite dan Offsite. Penyimpanan Onsite adalah penyimpanan arsip yang berada dalam lingkungan organisasi. Sistem ini masih ada dua macam yakni, arsip disimpan dalam gabungan organisasi dan diluar gedung organisasi namun berada di lingkungan organisasi pencipta arsip. Penyimpanan arsip yang kedua adalah penyimpanan offsite, yaitu menyimpan arsip berada diluar lingkungan instansi pencipta arsip. Tempat lokasinya dapat berupa gedung milik sendiri, ataupun milik perusahaan swasta penyedia jasa penyimpanan arsip. Sistem offsite ini sering dipilih karena beberapa hal antara lain: luas gedung organisasi kurang memadai atau luas ruangan memadai tapi arsipnya sudah penuh. Alasan yang kedua adalah sewa tanah/bangunan kantor terlalu mahal. Maka penyimpanan arsip di pindahkan ke luar organisasi yang harga sewa tanah maupun bangunannya lebih murah. Ruang penyimpanan arsip vital harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan kebakaran, air seperti Banjir, Atap bocor, Serangga, Bahaya manusia dan lain-lain. Tempat penyimpanan arsip haruslah kuat, kering, terang dan berventilasi baik.

Dilihat dari segi nilai guna arsip, tempat penyimpanan arsip dibedakan menjadi 3 yakni berada:

a. Unit Pengolah: sering juga disebut dengan unit kerja, dalam unit ini, arsip masih berbentuk aktif atau masih digunakan dalam kegiatan adminiatrasi sehari-hari.

b. Unit Kearsipan adalah tempat penyimpanan arsip yang memasuki kategori inaktif. Arsip yang disimpan disini merupakan arsip yang masih di pergunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari namun frekuensi penggunaannya menurun.

c. Depo Arsip merupakan tempat penyimpanan arsip yang dikategorikan vital lokasi depo berada di instansi pencipta arsip atau juga bisa milik Lembaga Kearsipan.[6]

Perlindungan Arsip vital

Arsip vital adalah arsip mutlak diperlukan demi kelangsungan hidup suatu organisasi. Dilihat dari siklus, arsip vital termasuk dalam bagian arsip dinamis yang mendapatkan perhatian lebih dari pada arsip-arsip yang lain. Demi keamanan terhadap arsip maka perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip vital yang berguna untuk melindungi hak individu, organisasi dan pemerintah. Memelihara arsip vital merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan mengabil langkah agar arsip tetap terjaga keselamatannya.

Melindungi arsip berarti melindungi fisik arsip dan informasi yang terkandung didalamnya. Upaya penyelamatan arsip vital mencakup perlindungan terhadap bencana pada umumnya seperti kebakaran, air, sinar matahari, debu, serangga/binatang, pengerat/asam, kelembaban yang berlebihan. Selain melindungi arsip dari bencana lingkungan, arsip perlu dilindungi dari bahaya manusia, misalnya pencurian fisik maupun informasinya, salah letak dan penempatan dan juga akses yang tidak sah. Melindungi arsip dari bencana merupakan suatu keharusan. Walaupun bencana tidak dapat kita hindari, namun perlindungan terhadap arsip, khususnya arsip vital dapat mengurangi kerusakan sekecil mungkin.Tujuan dari perlindungan arsip vital adalah untuk melindungi informasi yang esensial yang terkandung dalam arsip. Utuk itu perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip ini untuk melindungi hak individu, organisasi dan pemeritah.[7]

Perlindungan arsip khususnya arsip vital diperlukan untuk perlindungan dari ancaman serangga. hjal ini dapat dilakkan dengan menggunakan bahan disinfektan. Perlindungan dari bahaya manusia harus diperhatikan. Banyak organisasi menyimpan arsip-arsip vital seperti file-file penelitian, surat-surat keputusan disimpan di filing cabinet yang terletak di depan pintu masuk ruangan, pintu filing cabinet juga tidak dikunci. Selain itu perlindungan terhadap ketidakstabilan suhu dan kelembaban juga harus diperhatikan. sebaiknya arsip-arsip yang disimpan memakai Air Conditoiner (AC).

Dalam buku An Introduction to Record and Information Management yang diterbitkan oleh ARMA International, terdapat 4 metode proteksi yaitu :

1. Metode Dispersal adalah metode perlindungan arsip vital dengan membuat duplikasi dari arsip yang asli dan disimpan ditempat yang berlainan.

Ada dua metode Dispersal :

a. Existing Dispersal metode ini dilakukan dengan membuat 1 salinan dari arsip vital yang asli. Salinannya disimpan ke luar organisasi ( off site storage ) dan arsip vital yang asli disimpan ditempat yang berlainan.

b. Improvised Dispersal metode ini dilakukan dengan membuat 1 salinan arsip vital, kemudian salinannya diperbanyak dan disimpan ditempat berlainan.

2.Metode Duplikasi adalah metode perlindungan arsip dengan menyalin arsip vital asli dalam bentuk yang sama atau juga bisa dengan media lain.

3. Metode Pemindahan adalah metode perlindungan arsip dengan menyimpan arsip vital ke pusat arsip vital, sedangkan arsip di unit kerja adalah arsip vital duplikat.

4. Metode Vaulting adalah metode perlindungan arsip dengan menyimpan arsip dalam ruangan khusus seperti almari besi tahan api.[8]

Akses terhadap arsip vital harus dibatasi. Akses terhadap arsip vital hanya orang atau pegawai yang berwenang terhadap arsip tersebut. Pengelolaan arsip vital harus dikelola oleh petugas khusus kearsipan.

Penyusutan arsip vital

Arsip berguna bagi kepentingan setiap organisasi. Namun tidak semua arsip di organisasi disimpan, termasuk arsip vital. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip, dijelaskan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

a. memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga lembaga negara atau badan badan pemerintahan masing masing;

b.memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan ketentuan yang berlaku;

c. menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip nasional.[9]

Kegiatan administrasi mengakibatkan volume arsip bertambah seirama dengan dinamika kehidupan bangsa. Untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna kearsipan dan untuk menjmin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional, perlu diadakan penyusutan arsip. Penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak berguna lagi.[10] Apabila arsip permanen berguna bagi kepentingan negara, dikirim ke lembaga kearsipan.

Penyusutan arsip didasarkan pada Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu arsip apakah nantinya akan dimusnahkan atau disimpan beberapa waktu ataukah tetap disimpan selamanya sebagai bukti pertanggungjawaban nasional. Jangka waktu retensi arsip tergantung dari kepentingan masing masing instansi. Dalam kenyataannya banyak instansi yang melakukan penyusutan arsip tidak mengikuti prosedur yang berlaku. Alasan pertama adalah jika waktu pemusnahan arsip terlalu lama, volume arsip di instansi akan mengganggu karena ruang kantor menjadi sempit. Alasan yang kedua adalah jika pemusnahan arsip dilakukan setiap lima tahun sekali atau lebih akan memakan biaya, waktu dan tenaga yang lebih banyak. Hal ini sangat memprihatinkan. Ternyata masih banyak instansi yang lebih mementingkan biaya, waktu dan tenaga dari pada mementingkan arsip itu sendiri. Biaya, dan tenaga dapat dicari namun apabila arsipnya yang hilang apalagi arsip itu adalah arsip vital tidak akan dapat digantikan dengan yang lain. Maka dari itu arsip harus dikelola sesuai prosedur kearsipan baku demi menjaga keutuhan arsip.

[1]ARMA (Association of Records and Management Administrators), Arsip Vital Suatu Garis Pedoman. Terjemahan Suhardo (Yogyakarta: Kantor Arsip Daerah, 1999), hlm.1.

[2] Ira. A. Penn (et al.), Records Management Handbook (Grofield: Gower Publishing co. Limited, 1989), Hlm. 137).

[3] Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2003), Hlm.230.

[4] Imam Gunarto, Sistem Filing Suatu Pendekatan Aplikatif, (Jakarta : Chandra Pratama, 1997) Hlm.8.

[5] Buku Petunjuk Klasifikasi Kearsipan, Pemerintah Propinsi DIY, 1994 : hlm. 3-14.

[6] Basir Bartos, Manajemen Kearsipan Lembaga Negara Swasta, dan Perguruan Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 1989), hlm.56.

[7] Betty R. Rick (et al.), Information and Image Management : A Records System Approach (Cincinati : South-western Publishing co, 19920.), hlm. 575.

[8] ARMA, An Introduction to Records Management (Prairie Village : ARMA International Inc, 1985.), hlm. 154.

[9] Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, pasal 2 .

Arsip

Arsip” berasal dari bahasa Belanda, archief. Menurut Armosudrdjo (1982, 157-158), archief dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian berikut ini:
Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut.
Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.

Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang berasal dari bahasa Latin filum yang berarti tali atau benang. Karena pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, file dapat diartikan sebagai:
semacam lemari berlaci yang dipakai untuk menyimpan berkas-berkas
sekelompok warkat sama jenisnya yang disimpan terpisah dari kelompok-kelompok lainnya dalam lemari arsip. Misalnya foreign file, untuk menyimpan/mengelompokkan jenis warkat surat menyurat dengan perseorangan/organisasi di luar negeri
arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan. Misalnya central file (arsip pusat)

Istilah warkat diserap dari kosa kata bahasa Arab, warqat yang artinya surat. Dewasa ini istilah warkat berkembang menjadi setiap lembaran yang berisi keterangan, mempunyai arti dan kegunaan. The Liang Gie (1979, 17) memberikan pengertian bahwa warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan perekam ingatan. Dalam bahasa Inggris warkat dikenal dengan istilah record.

Arsip '10

Arsip,
dari zaman dulu kala ea (zaman batu lah) arsip udah ada,
namun perbedaannya terletak pada jenis data dan cara penyimpanannya
klu zaman batu arsip di dokumentasikan ke dlm ukiran - ukiran batu
namaun kalau sekarang udaah banyak media, kayak kertas, buku, flashdisk, etc lah pokok e

arsip mungin di anggap gag penting bagi beberapa kalangan,
namun orang yang menggap arsip gag penting itu adalah orang - orang gag penting
gag tau deh di sebut apa mereka,

yang baru lahir sampai yang udh mati pun butuh arsip,
apalagi yang masih idup to.........

pokok.e arsip is the bezt lah
mzki cma kertas tapi punya nilai yang tinggi di banding yang lain.